Classificatie van documenten: basiscriteria

Om een ​​groot aantal gemakkelijk te begrijpendocumenten, ontwikkelde speciale regels voor hun samenstelling en ontwerp, verschillende classificaties, evenals de juiste vormen en methoden om met hen samen te werken.

Opgemerkt moet worden dat de classificatie van documentenis uiterst belangrijk omdat het helpt om hun specifieke kenmerken te benadrukken en het mogelijk maakt ze het meest rationeel te gebruiken. Het is een van de oudste en het einde van onvoltooide problemen, waarvan de ontwikkeling pas eind jaren zestig begon. De meeste benaderingen van de distributie van documentatie naar individuele groepen hebben eerder alleen betrekking op specifieke kenmerken met betrekking tot het werkterrein of een bepaalde wetenschap. En pas onlangs was er een veelzijdige classificatie van documenten op basis van informatie en materiële componenten.

Alle documenten kunnen worden verdeeld op basis van de volgende criteria:

1. De omstandigheden van hun functioneren in ruimte en tijd. We houden rekening met de regelmaat van publicatie (periodiek en niet-periodegebonden), tijdstip van verschijnen (origineel, origineel, kopie, duplicaat), plaats van uitgave (regionaal, nationaal of buitenlands);

2. Informatiecomponent.

• let op de inhoud en het niveau van generalisatie van informatie (primaire en secundaire documentatie);

• de classificatie van documenten omvat de dimensionaliteit van de opgenomen informatie met betrekking tot de grootte (formaat) en het aantal pagina's (volume);

• scheiding volgens hoe informatie wordt waargenomen (documenten kunnen door een persoon worden gelezen of vereisen speciale technische apparatuur);

• deze classificatie van documenten omvat ook het karakter van de iconische manier waarop informatie wordt vastgelegd (tekstuele en niet-tekstuele vormen);

• door de methode van gegevensregistratie onderscheid handgeschreven, bedrukte, mechanische, magnetische, fotografische, optische, laser, evenals elektronische documenten.

3. Materiaalcomponent, die bepaalde criteria bevat (bijvoorbeeld het informatiedragermateriaal, evenals de vorm en het ontwerp).

Het is vermeldenswaard dat de distributie van documentatie voor individuele groepen in termen van inhoud en vorm u toelaat om het werk er beter mee te organiseren.

Het moet worden vermeld dat tot op hedener is ook een overeenkomstige classificatie van boekhoudingsdocumenten, die rekening houdt met hun inhoud, plaats en volgorde van compilatie, doel, evenals de wijze van gebruik.

Deze classificatie van boekhoudingsdocumenten omvat de volgende onderverdeling in typen:

• afhankelijk van het doel: administratieve en uitvoerende, boekhoudkundige formaliteiten of gecombineerd;

• in de volgorde van compilatie: primair en samenvattend;

• interne en externe documenten;

• door de manier van gebruik - wegwerpbaar en accumulatief;

• afhankelijk van de inhoud - geld, regeling en materiaal.

Ik moet zeggen dat deze classificatie omvatveel criteria en is extreem breed, dus elk document heeft betrekking op verschillende groepen tegelijk, maar het kan worden gekenmerkt door bepaalde functies en alleen op het relevante gebied worden gebruikt.