Hoe moeten de documenten bij de onderneming worden geregistreerd?

Wat is de registratie van documenten en wat heeft de organisatie nodig? Laten we deze vraag in volgorde beantwoorden: eerst - "wat", en dan al - "voor wat".

Dit proces is dus een fixatie van het feit van ontvangst of het maken van een document.

In de loop van het is er een specialindex rechtstreeks op het papier gemaakt of ontvangen door de organisatie. Maar dit is slechts de helft van de procedure. Het tweede deel - de introductie van relevante informatie over de "nieuwkomer" in een speciaal registratieformulier. De index bestaat meestal uit verschillende delen. Ten eerste is het een serienummer. Het kan worden aangevuld met indexen van artiesten, naamgeving van gevallen, classificatie van ontvangers, enzovoort. De componenten kunnen in verschillende reeksen worden gerangschikt. De eerste, bijvoorbeeld, kan het nummer zijn, vervolgens de nomenclatuurindex en de gebruikte classificator kan helemaal worden aangegeven. Maar de omgekeerde volgorde is mogelijk. Overigens wordt de toewijzing van speciale nummers die ook lettercombinaties bevatten gekenmerkt door de registratie van samenstellende documenten.

Het moet gezegd worden dat bij de onderneming of het bedrijf een globale registratie van documenten moet worden uitgevoerd. Dat wil zeggen, alle bedrijfsdocumenten, zowel inkomend als uitgaand, moeten worden vastgelegd.

Vervolgens moet worden opgemerkt dat de registratie van de documenten van de organisatie moet voldoen aan de volgende vereisten:

• Eenmalig - ontvangen of gecreëerdde documentatie wordt slechts één keer vastgelegd. Als we het hebben over interne orders, dan reizen ze van het departement naar het departement met het nummer (index) dat aan het begin is toegewezen. Deze regel geldt ook voor officiële correspondentie en voor orders van strenge bazen.
• Tijdigheid - hier wordt het bedoeldRegistratie van papieren die van buiten zijn ontvangen, wordt uitgevoerd op de dag van ontvangst. Als we het hebben over interne bestellingen, instructies of orders, dan kunnen deze worden vastgelegd bij ondertekening door verantwoordelijke werknemers (maximaal - de volgende dag).
• Scheiding - voor elk type bedrijfspapier is er een persoonlijke fixatie (inkomend, uitgaand, bestellingen, memo's, vergaderminuten, bestellingen, enzovoort).
• Uniformiteit - boekhouding wordt altijd uitgevoerd volgens dezelfde regels. In dit geval doet het registratieformulier er niet toe.
• Volledigheid van het feit - bij het invoeren van gegevens in het registratieformulier is het vereist om er maximale informatie in weer te geven. Vooral als het gaat om de inhoud van een bepaalde documentatie.

Bovendien moet de fixatie van alle effecten in de onderneming binnen een jaar (kalender) plaatsvinden.

En nu is het tijd om de vraag te beantwoorden: "Waarvoor?" De registratie van documenten die in organisaties worden gebruikt, biedt de mogelijkheid om een ​​verscheidenheid aan taken op te lossen. Beschouw het meest sprekende voorbeeld. Als we aan het einde van het kalenderjaar de volgnummers nemen en analyseren, kunnen we de groei van de documentstroom volgen. Deze informatie kan ertoe leiden dat de wettelijke vereisten van de secretaris zijn salaris verhogen (als een optie om het aantal secretariaatsmedewerkers te vergroten).